CLUBSPIRE je na GDPR pripravený. A vy s ním

Nezáleží na tom, či ste majiteľom fitness centra, zákazníkom nejakého e-shopu alebo IT manažérom. Nové nariadenie v podobe GDPR sa dotkne všetkých bez rozdielu. CLUBSPIRE ako softvér musíme vybaviť desiatkami nových funkcií. Vy, ako naši klienti (a z pohľadu GDPR správcovia dát) budete tieto funkcie používať pre splnenie povinnosti plynúcich z GDPR. Je to len na vás ako správcovi dát o svojich zákazníkoch, ako dáta a funkcie CLUBSPIRE využijete. A radíme vám, aby ste si včas zistili všetko potrebné. Sankcie za nedodržiavanie GDPR siahajú k astronomickým 20 miliónom eur či 4% ročných tržieb spoločnosti.

V čom vám CLUBSPIRE pomôže

Aby ste boli schopní vo svojom podnikaní splniť všetko, čo vyplýva z GDPR, pripravili sme pre vás modul (podobne ako EET), vďaka ktorému vás nič nezaskočí. Musíte byť totiž schopní splniť najrôznejšie typy požiadaviek svojich klientov, ktoré doposiaľ neboli štandardné a nebolo potrebné sa im venovať. Od 25. mája to ale bude vaša povinnosť, a preto sme pre vás nachystali modul, ktorý vám túto prácu výrazne uľahčí. Ak o neho máte záujem, kontaktujte nás na e-mailu obchod@clubspire.com.

CLUBSPIRE modul pre GDPR obsahuje:

• možnosť definovať vlastné typy súhlasov vrátane dĺžky platnosti, na klientskej karte bude možné súhlasy udeliť / zneplatniť a neplatné súhlasy budú automaticky expirovať

• Ďalej bude možné do online registrácie pridať vybrané súhlasy, v online rezerváciách pribudne nová sekcia "Súkromie", kde bude uvedený Vami stanovený text týkajúci sa spracovania osobných údajov podľa GDPR.

• V odosielaní e-mailu bude možné príjemcu filtrovať aj podľa súhlasov. Do pätičky všetkých e-mailov sa umiestni definovaný text (informácie o spracovateľovi / správcovi dát, možnosť odhlásenia newsletteru a podobne), text si budete môcť sami definovať.

• Bude zaslaný dodatok k zmluve upravujúci zmluvné záväzky oboch strán podľa definície GDPR (na tejto zmluve medzi INSPIRE / CLUBSPIRE a klientom zatiaľ pracujeme).

• Zálohovanie databázy bude prebiehať šifrovanou podobou.

• Defaultne (po aktualizácii, ktorá prebehne v druhej polovici mája) budú súhlasy nastavené ako neplatné.

• Právo na prenosnosť, zabudnutie a výmaz budú podľa našej analýzy klienti požadovať v minime prípadov, a preto zatiaľ budú riešené technickou podporou.

Cena modulu záleží na tom, či máte odkúpenú licenciu alebo platíte mesačný poplatok. Preto kontaktujte naše obchodné oddelenie, ktoré s vami všetko vyrieši na mieru.

A čoho presne sa GDPR týka?

V prvom rade si musíte uvedomiť, čo patrí medzi osobné údaje, okolo ktorých sa to vlastne celé točí. Sú to dáta, vďaka ktorým identifikujete daného človeka. Patrí medzi ne meno, priezvisko, adresa, dátum narodenia, e-mail, telefónne číslo, IP adresa, cookies a fotografie. Špeciálne miesto zaujímajú tiež biometrické a genetické údaje a podpis.

Aby ste mohli s GDPR ďalej pracovať, poskytne vám CLUBSPIRE možnosť spracovať nasledujúce požiadavky klientov. Ako tieto možnosti využijete, je už ale len na vás.

Práca so súhlasmi

Na potrebné miesta pridáme checkboxy, ktorých zaškrtnutím bude užívateľ súhlasiť so spracovaním údajov a ich využitím pre konkrétne účely (napríklad odber newsletteru). Budeme tiež schopní preukázať, že toto políčko používateľ zaškrtnol, a tým udelil príslušný súhlas. Pokiaľ sa následne rozhodne, že naďalej s niečím takým nesúhlasí, má obsluha vášho centra alebo prípadne i sám klient vo svojom profile možnosť tento súhlas odvolať.

Exporty dát

Potrebujete stiahnuť dáta o svojich klientoch a odovzdať ich napríklad marketingovej agentúre? Zabezpečíme vám možnosť exportovať iba tie dáta, ktoré majú v danú dobu platný súhlas so spracovaním údajov.

Logovanie spracovania dát

eď sa jedného dňa váš klient rozhodne, že chce vedieť všetko o tom, ako ste spracovávali jeho údaje, musíte byť ako centrum schopní mu tieto informácie poskytnúť. CLUBSPIRE softvér bude vašu aktivitu práce s dátami zaznamenávať a vy to následne budete schopní ukázať klientovi.

Automatické vymazanie starých dát

Nepotrebné dáta máte podľa nariadenia GDPR povinnosť vymazať. Akonáhle už dáta nepotrebujete alebo sú staré niekoľko rokov, nesmiete ich uchovávať. Výnimku tvoria prípady, kedy dáta potrebujete napríklad pre daňovú evidenciu či finančný úrad. Vtedy ich mazať nemôžete. Po uplynutí stanovenej lehoty na uchovanie dát, je ale treba ich vymazať. A to vám CLUBSPIRE umožní.

Dodatočné získanie súhlasu

Všetci noví klienti súhlasia s tým, že budete spracovávať ich dáta konkrétnym spôsobom, ale vy to potrebujete podľa požiadaviek GDPR potvrdiť aj od tých existujúcich. V tom prípade ich napríklad pri vstupe do centra vyzvite k opakovanému udeleniu súhlasu.

Právo na prístup k údajom

Váš klient má právo vyžiadať si všetky osobné údaje, ktoré o ňom uchovávate. Počítame s tým, že takéto prípady budú nastávať zriedka, preto nebudeme tento proces automatizovať. Akonáhle k tomu dôjde, obráťte sa na našu technickú podporu a my vašu požiadavku spracujeme.

Právo na prenosnosť

Právo na prenosnosť hovorí o možnosti exportovať dáta o klientovi do nejakého strojovo zpracovatelného formátu (napríklad CSV) a možnosti mu ich zaslať. V tomto prípade kontaktujte našu technickú podporu, ktorá pre vás takýto export pripraví.

Povinnosť informovať

Súčasťou každého vášho e-mailu alebo webu musia byť informácie o spracovateľovi a správcovi dát, teda o vás. Podobne už funguje napríklad cookie lišta. Okrem tejto lišty budete musieť do pätičky svojho webu pridať tiež informáciu o spracovaní údajov podľa GDPR. Podobne túto informáciu automaticky pripájajte do hlavičky e-mailov. Znenie tohto textu si včas zaistite u vášho právnika.

Právo na zabudnutie

Pár rokov musíte dáta o svojom klientovi uchovávať, ale po ich uplynutí už nie. Klient sa ale môže rozhodnúť aj pred uplynutím tejto doby, že nechce, aby ste mali akékoľvek jeho dáta. A vy musíte byť schopní ich vymazať. Aj v tomto bode ale platí, že ak dáta potrebujete pre iný úrad (finančná správa a podobne), vymazať ich nesmiete. Predpokladáme, že sa bude jednať o minimum klientov, ktorí budú Právo na zabudnutie požadovať. Z toho dôvodu nechystáme automatizáciu tohto procesu, avšak vašu požiadavku spracujeme v konkrétnych prípadoch v rámci technickej podpory.

Právo na výmaz Na žiadosť klienta musíte byť schopní vymazať všetku aktivitu klienta - napríklad to, kedy sa prihlásil do svojho klientskeho účtu a čo tam robil. Z našej analýzy vyplýva, že toto právo budú klienti využívať minimálne a ak k tomu dôjde, kontaktujte našu podporu a vyriešime to individuálne.

Paniku nechajte na inokedy

Je nám jasné, že zorientovať sa v novej zákonnej povinnosti nie je nič ľahké. Pokiaľ ale patríte medzi klientov CLUBSPIRE, počítajte s tým, že sme pripravení. Záleží už len na vás, ako možnosti nášho softvéru využijete. Budeme vás informovať o ďalších novinkách a zmenách. Sledujte preto náš blog, facebookovú stránku a tiež e-mail.